E-commerce bez ograniczeń: jak rozpoznać, że Twój sklep potrzebuje czegoś więcej niż gotowego szablonu i podstawowych funkcjonalności?

Każdy, kto otwiera swój sklep internetowy, ma jeden cel: rozwijać biznes i zwiększać przychody. Jednak im większa skala, tym większe wyzwania – i nie zawsze da się je rozwiązać przy pomocy tych samych narzędzi, które sprawdzały się na początku. Skalowanie nie jest procesem liniowym – wymaga elastyczności, dostosowania i odpowiedniego wsparcia technologicznego. W tym artykule podpowiadamy, jak rozpoznać moment, w którym Twój sklep potrzebuje czegoś więcej niż gotowego szablonu i podstawowych funkcjonalności – i jak się do tej zmiany przygotować.

Skalowanie czy wzrost?

„Skalowanie” i „wzrost” biznesu to dwa odmienne pojęcia i używanie ich zamiennie może mylić odbiorców.

Wzrost to sytuacja, gdy Twoje przychody rosną. Pozyskujesz nowych klientów, Twoja sprzedaż rośnie, zatrudniasz więcej pracowników. Często wiąże się to z proporcjonalnym wzrostem kosztów, w końcu masz więcej pracy.

Skalowanie to więcej niż sam wzrost. To możliwość obsłużenia większej sprzedaży bez proporcjonalnego wzrostu kosztów i nakładu pracy, bo system sklepu jest przygotowany na takie sytuacje pod względem technicznym i operacyjnym – procesy są zautomatyzowane.

A w praktyce?
Załóżmy, że prowadzisz sklep online z butami i w tym roku chcesz zwiększyć swoją sprzedaż dwukrotnie. Wzrost będzie wtedy, gdy zatrudniasz dodatkowych pracowników, by obecny zespół miał wsparcie operacyjne, a Twój sklep działa wolniej przy zbyt dużym ruchu. Skalowanie zaś wtedy, gdy Twoja platforma bez problemu znosi wzmożony napływ klientów, obsługa zamówień przebiega automatycznie, a integracje zapewniają płynność komunikacji ze stanami magazynowymi.

Co może ograniczać rozwój Twojego e-commerce?

Odpowiada Cezary Nazar, Business Development Manager w Media4U
 
 
Platformy do tworzenia sklepów internetowych są przeróżne – głównie różnią się ceną i funkcjonalnościami. Istotnym elementem jest również typ oprogramowania – tutaj wyróżniamy przede wszystkim systemy SaaS oraz Open Source.

Bariery technologiczne występują najczęściej w rozwiązaniach gotowych, czyli właśnie SaaS. W przeciwieństwie do Open Source, nie posiadają otwartego kodu źródłowego, uniemożliwiając tym samym wdrażanie zaawansowanych, dedykowanych funkcjonalności (ma to też swoje plusy, zamknięty dostęp do kodu źródłowego uniemożliwia “popsucie” serwisu poprzez wykonanie nieprawidłowej modyfikacji).

Wracając jednak do barier technologicznych, są one jednym z głównych czynników decydujących o konieczności zmiany oprogramowania i tzw. zmigrowaniu naszego sklepu internetowego.
Przykładowo – wraz ze wzrostem pozycji naszej marki w danej branży zarząd podjął decyzję o rozpoczęciu zagranicznej sprzedaży online. Na  początku jest euforia i pozytywne nastawienie. Wchodząc jednak w detale, uświadamiamy sobie, że nasze oprogramowanie nie nadaje się do sprzedaży poza granicami kraju. Brakuje integracji z zagranicznymi przewoźnikami, operatorami płatności. Produkty, które do tej pory mieliśmy w walucie PLN są automatycznie przeliczane na obcą walutę bez możliwości ręcznego ustalania cen. Tłumaczenie wersji językowych również jest utrudnione i nie każdy z elementów strony jest możliwy do przetłumaczenia.

Decyzje strategiczne wewnątrz firmy w skuteczny sposób mówią “sprawdzam” dla naszego oprogramowania. Większe przedsiębiorstwa chcą, aby działania księgowe i magazynowe były oparte o jeden – zwykle bardzo rozbudowany – system. Co, jeśli nasza dotychczasowa platforma nie posiada integracji z danym systemem? Częściowym rozwiązaniem może być stworzenie integracji indywidualnie, z wykorzystaniem dokumentacji API udostępnianej przez operatora platformy. Jest to częściowe rozwiązanie, bowiem API pozwala połączyć nasz sklep z systemem księgowo – magazynowym tylko w pewnym ograniczonym zakresie. Dodatkowo, z racji tego, że nie jest to rozwiązanie bazowe dla danej platformy, z każdą aktualizacją oprogramowania możemy natrafić na nieprawidłowości w naszej integracji, powodując konieczność jej dostosowania do aktualnie obowiązującej wersji.

Innym przykładem może być automatyzacja działań. Wraz z rozwojem sprzedaży, zwiększaniem się ilości zamówień, ręczne “klikanie” staje się niewydajne i zaczynamy szukać sposobu na usprawnienie obsługi zamówień. W takiej sytuacji pomocne są masowe akcje, które dosłownie po kilku kliknięciach myszką, wysyłają zamówienia do danej przewoźnika. Co, jeśli nasza platforma nie posiada takiej funkcjonalności? W tym wypadku musimy liczyć na to, że w niedalekiej przyszłości funkcjonalność zostanie dołączona do bazowych funkcji oprogramowania. Zwykle jednak nie mamy tyle szczęścia i nie chcemy czekać miesięcy czy lat na wprowadzenie większej automatyzacji. Szukamy więc platformy, która posiada taką funkcjonalność, niezależnie czy jest to rozwiązanie Open Source czy SaaS.

Kiedy zmienić platformę e-commerce

Decyzja o zmianie oprogramowania zwykle nie zapada z dnia na dzień. Często to efekt wielu drobnych frustracji – coś nie działa, czegoś się nie da ustawić, jakiś proces trwa zbyt długo. Przez jakiś czas można temu przeciwdziałać, wykorzystując posiadane zasoby, ale w końcu przychodzi moment, gdy utrzymywanie obecnej platformy zaczyna bardziej przeszkadzać niż pomagać.
 

Zmiana platformy dla naszego sklepu internetowego jest kluczową decyzją strategiczną i decydując się na rozpoczęcie sprzedaży w sieci powinniśmy dążyć do wyboru takiego oprogramowania, które nie stworzy u nas takiej potrzeby. Jest to jednak tzw. „idealny świat” i z doświadczenia wiem, że w początkowych etapach szukamy rozwiązań wymagających jak najmniejszych nakładów finansowych. Większość tanich rozwiązań posiada wraz z rozwojem naszego biznesu online przestaje nam wystarczać, ze względu na brak odpowiednich funkcjonalności, automatyzacji czy integracji.
opisuje Cezary Nazar, Business Development Manager w Media4U.

 
Mimo rosnącej frustracji, wiele firm odwleka decyzję o zmianie obawiając się kosztów wdrożenia, przestojów w sprzedaży czy skomplikowanych procesów migracji. Do tego dochodzi przekonanie, że skoro system nadal funkcjonuje, można jeszcze odwlec decyzję o zmianie. W praktyce jednak zbyt długie utrzymywanie niedopasowanego rozwiązania może generować ukryte koszty i spowalniać rozwój firmy. Czasem trzeba po prostu zaakceptować fakt, że obecne rozwiązanie nie jest już wystarczające.

Jeden z najczęstszych powodów zmiany platformy e-commerce to „sufit” technologiczny. W początkowych fazach brak automatyzacji przy obsłudze przychodzących zamówień nie stanowi dla nas problemu. Problem pojawia się w momencie, gdzie dziennie musimy „przekilkać” 50, 100 czy nawet 200 zamówień. Wówczas musimy znaleźć remedium, które znacząco przyspieszy naszą pracę.
dodaje Cezary Nazar.

Dla wielu firm to właśnie ten moment staje się punktem zwrotnym. Im szybciej uświadomimy sobie, że obecne narzędzia nie wystarczają, tym łatwiej zdecydujemy się na zmianę. Nowa platforma to usprawnienia w codziennej pracy oraz szansa na dalszy rozwój.

Jak się na to przygotować i jakich błędów nie popełniać?

Zmiana platformy powinna być przemyślanym krokiem rozwojowym, nie reakcją na kryzys. Im wcześniej zaczniemy się do niej przygotowywać, tym lepiej, a prawdopodobieństwo, że migracja przebiegnie bezproblemowo rośnie. Warto podejść do tego procesu z wyprzedzeniem – z czasem na analizę, zaplanowanie integracji i ocenę realnych potrzeb biznesu.

Najwięcej problemów pojawia się, gdy migracja jest niewystarczająco dobrze przemyślana, a zapas czasowy zbyt mały. Aby uniknąć problemów warto przemyśleć najczęściej popełniane błędy:

• Nieuporządkowana organizacja pracy – brak stałych procedur, zasad, dane rozsiane po różnych plikach, a każdy zespół działa po swojemu, co może działać przy małej skali, ale z czasem prowadzi do dezorganizacji.
• Brak kontroli nad kosztami i rentownością – firma zarabia, ale nikt nie potrafi jednoznacznie wskazać, co przynosi zysk, a co tylko generuje ruch. Brakuje analiz, które pokazują, gdzie tak naprawdę firma rośnie.
• Braki w danych i analizach sprzedaży – wiemy, że coś się sprzedaje, ale nie mamy informacji dlaczego. Bez rzetelnych danych trudno planować dalsze działania.
• Ograniczenia po stronie zaplecza – firma nie jest przygotowana na większe zamówienia – logistycznie, przestrzennie, operacyjnie. Brakuje miejsca, narzędzi i ludzi, by realnie obsłużyć większą skalę.

Warto też wiedzieć, że nie trzeba wszystkiego robić samodzielnie. Dobry partner technologiczny pomoże przejść przez analizę, zaplanuje proces krok po kroku i doradzi, jak uniknąć typowych pułapek. Kluczowe jest, by działać świadomie i z odpowiednim zapasem czasu.

Podsumowanie

 
Sklep internetowy, który ma rosnąć, potrzebuje technologii, która rośnie razem z nim. Jeśli platforma e-commerce zaczyna ograniczać działania, nie wspiera automatyzacji, nie pozwala na integracje z kluczowymi systemami czy nie obsługuje sprzedaży międzynarodowej, to wyraźny sygnał, że pora na zmianę. Odkładanie decyzji wiąże się z ryzykiem rosnących kosztów, spadku efektywności zespołu i utraty potencjału wzrostu. Dobrze zaplanowana migracja, poprzedzona analizą procesów, pozwala nie tylko poprawić bieżące działania, ale też przygotować firmę na kolejne etapy rozwoju. Warto potraktować ją nie jako koszt, ale jako inwestycję w przyszłość e-commerce bez ograniczeń.