5# O pracy Project Managera w branży IT

Transkrypcja:

Izabela:

To jest iTemat na dziś, czyli podcast, za którym kryją się rozmowy w obszarze IT, e-commerce i pracy w Media4U. Okiem specjalistów zaglądamy do świata, w którym rządzą nowoczesne rozwiązania. Słowo media w nazwie zobowiązuje, dlatego chętnie chwytamy za mikrofon i dzielimy się z wami naszymi doświadczeniami. W cyklu Kobyty w IT poruszamy itematy z damską częścią naszej załogi. O swojej karierze od kuchni opowiadają dziewczyny z Media4U.

Muszę przyznać, że trochę ze zniecierpliwieniem czekałam na nagranie dzisiejszego odcinka. Mam dziś bowiem możliwość zderzyć się z rzeczywistością. I już tłumaczą dlaczego.

Parę lat temu skończyłam studia licencjackie na kierunku zarządzanie projektami. Jednak teoria, którą uzyskałam, muszę przyznać, że utwierdziła mnie w tym, że tak naprawdę o zawodzie projekt managera wiem niewiele. Dlatego dzisiaj zaprosiłyśmy do rozmowy Martę Sukiennik. Marta jest naszą project managerką, która projektami zarządza już od dwóch lat.

Marta:

Cześć, witam.

Izabela:

Marta, to w takim razie powiedz, jak układała się Twoja kariera, bo jak wiemy, kierunek pod tytułem zarządzanie projektami nie był Ci do tego potrzebny.

Marta:

Zgadza się. Może zacznę od tego przede wszystkim, że moje wykształcenie nie jest w żadnym stopniu związane ani z zarządzaniem projektami, ani tym bardziej z branżą IT, ponieważ studiowałam biotechnologię. Ze względu na trudy na polskim rynku sytuacji w tej branży, w momencie, w którym kończyłam te studia, zaraz po studiach właściwie, podjęłam decyzję o tym, że chcę się przebranżowić właśnie w kierunku IT, czyli bardziej perspektywicznym. I w tamym momencie rozważałam nawet rozpoczęcie drugiego kierunku studiów, właśnie informatyki. Natomiast w tamtym czasie na rynku stawały się coraz bardziej popularne kursy programowania.

O kursie takim dowiedziałam się od moich znajomych, którzy już pracowali w branży IT, więc postanowiłam ukończyć właśnie taki kurs, ponieważ były to czasy przed pandemią, nikt o pracy zdalnej jeszcze nie słyszał. Kurs taki kończyłam w innym mieście, więc co weekend przez rok na zajęcia musiałam dojeżdżać. Zanim kurs ukończyłam zaczęłam szukać pracy w firmach IT w moim rodzinnym mieście, czyli w Częstochowie. I od razu właściwą pracę taką dostałam, na dość złożonym w tamtym momencie stanowisku, ponieważ byłam testerem, wdrożeniowcem, w 50% programistą i właśnie projekt managerem, ze względu na to, że byłam jedyną dziewczyną, która pracowała w tamtej chwili w tej firmie.

Taka rola została mi też przypisana. W tamtej firmie pracowałam około półtora roku i właśnie w tamtej firmie pierwszy raz miałam styczność w ogóle z prowadzeniem projektu, z agile, z scrum, z planowaniem prac, z pracą z zespołem developerskim. I mogę śmiało powiedzieć, że bardzo dużo mnie to nauczyło i pozwoliło zdobyć to pierwsze doświadczenie w tej roli. I wtedy również zadecydowałam, że ze wszystkich tych ról, które pełniłam, najbardziej odpowiada mi rola PM. Ze względu na to, że jestem dość dynamiczną osobą, potrzebowałam kontaktu z ludźmi oraz większej dynamiki pracy. Postanowiłam się ukierunkować na tę rolę właśnie, szukając pracy jako stricte project manager. Jak trafiłam do Media4U, ponieważ był to rok 2020, początek pandemii, stwierdziłam, że wykorzystam sytuację, jaka aktualnie miała miejsce na rynku, związana właśnie, z pojawieniem się pracy zdalnej i poszukam pracy poza moim miastem. I tak jestem.

Izabela:

Czyli można powiedzieć, że sytuacja na rynku zmusiła Cię do tego, żeby się przebranżowić? I następnie rozpoczęłaś takie stopniowe kroki w kierunku dzisiejszej pracy.

Marta:

W jakimś sensie tak, w jakim sensie tak, zgadza się.

Izabela:

No dobrze, no to w takim razie zajrzyjmy do Twojej pracy od tej strony praktycznej, na bazie swojego doświadczenia, jakbyś mogła swoimi słowami powiedzieć, kim jest oraz czym zajmuje się project manager.

Marta:

OK. Project manager przede wszystkim, myślę można powiedzieć, jest łącznikiem między trzema światami. Światem klienta, światem zespołu developerskiego oraz działu biznesu. Ogólnie mówiąc PM opiekuje się projektem, czyli kontaktuje się ze wszystkimi interesariuszami projektu, dba o dobrą komunikację wszystkich stron, tworzy dokumentacje, planuje terminów, dba o kwestie formalne, wspiera pracę zespołu deweloperskiego, usuwa przeszkody, weryfikuje jakość i zgodność produktu z wymaganiami, a także rozwiązuje szereg problemów, które pojawiają się na bieżąco w projekcie.

Podsumowując, jeżeli miałabym jednym słowem powiedzieć kim jest project manager, powiedziałabym, że jest to taki skrzydłowy w zespole, który po prostu dba o to, aby projekt się toczył i żeby został zrealizowany zgodnie z założeniami.

Izabela:

Powiedziałaś o zespole i o zespół właśnie zahacze. W Media4U pracuje się w zespołach scrumowych. I od razu taki jeszcze mały przerywnik, jeśli ktoś zainteresowany jest tym czym jest scrum, na czym polega ta metodyka, to odsyłamy do naszego pierwszego odcinka na kanale, gdzie z Karoliną, Scrum Masterką, pogłębiamy ten temat. Ale wracając, przejdźmy do takiej roli, którą zakłada scrum. Mówię o roli product ownera. Zastanawia mnie to, kto tę rolę pełni w praktyce, ponieważ w Media4U przynajmniej nie spotkałam się z taką oficjalną nazwą, że jest product owner dla tego konkretnego projektu, więc chciałabym zapytać, czy to Ty jesteś tym product ownerem, czy może jest to osoba wyznaczona po stronie klienta?

Marta:

No tak, product owner odpowiada za rozwój produktu i w przypadku Media4U występowanie product ownera tak naprawdę jest zależne od typu projektu, jaki jest prowadzony. Jeżeli jest to projekt wewnętrzny, który skupia się na rozwoju naszego produktu, W takiej sytuacji jak najbardziej możemy powiedzieć, że PM pełni również rolę product ownera. Jeżeli chodzi o projekty zewnętrzne, czyli takie, które realizujemy dla naszych klientów, rola ta leży zdecydowanie po stronie klienta. A my jako PM-i stanowimy raczej wsparcie we wdrażaniu planów klienta, czyli wsparcie techniczne, planujemy pracę, dbamy nad realizacją tych prac.

Izabela:

A na ile technicznie project manager powinien sobie radzić w projekcie?

Marta:

Myślę, że wiedza techniczna w roli PM nie jest wymagana, natomiast pewna wiedza techniczna na pewno będzie atutem. Pomoże, a nie zaszkodzi. Podstawowa wiedza techniczna na temat procesu wytwarzania oprogramowania, stosowanej w danej branży technologii, integracji czy narzędzi będzie na pewno bardzo pomocna przy prowadzeniu projektu. Pozwoli zwrócić uwagę na istotne kwestie podczas ustalania prac z klientem, określić jakie są możliwości, czy chociażby dobrze opisać zadanie dla programisty. Sami klienci często liczą na podstawowe wsparcie techniczne ze strony PM-a, natomiast myślę, że należy pamiętać, że w kwestiach technicznych PM ma przede wszystkim wsparcie w zespole, gdzie są doświadczeni specjaliści różnych dziedzin. Programiści, dewopsi, prezenterzy, graficy, którzy bardzo często wspierają nas właśnie merytorycznie.

Izabela:

No to przejdźmy w takim razie do tej relacji na linii projekt, manager, zespół. No bo, tak jak już wspomniałaś, masz do czynienia przecież bardzo często z programistami, z testerami, możesz liczyć na ich wsparcie merytoryczne, wspomniałaś o tym przed momentem. Jak w takim razie zarządzać projektem i jednocześnie budować zaufanie z zespołem? Czy masz takie pewne swoje zasady, którymi kierujesz się w tej pracy?

Marta:

Project manager jest ciekawą rolą, ponieważ z jednej strony reprezentuje klienta przed zespołem, ale z drugiej reprezentuje zespół przed klientem. Więc można powiedzieć, że prowadząc projekt, PM dba o interesy obu stron i czasami musi jedną bądź drugą stronę prosić o wyrozumiałość dla danej sytuacji, jak i o wyrozumiałość dla drugiej strony. Myślę, że kluczem jest balans między celami zespołu, a celami klienta. Zapewnienie poczucia zespołu, że mogą pracować właśnie w komfortowych warunkach, czyli w odpowiednim tempie, niezależnie od zmian jakie zachodzą w projekcie. Czyli takie planowanie prac i prowadzenie ustaleń z klientem, aby realizacja w odpowiednim tempie była możliwa.

Poza tym staram się do wszystkiego podchodzić z pozytywnym nastawieniem i odpowiednim, umiarkowanym dystansem. Wiadomo, że w trakcie trwania projektu bywają różne chwile, bardziej lub mniej stresujące, presja jest większa lub mniejsza. Natomiast myślę, że w takich sytuacjach warto zachować spokój ducha i podtrzymywać właśnie ducha walki pozytywnym nastawieniem w zespole.

Izabela:

No właśnie, powiedziałaś o tym, że musisz wypracować ten balans, tak? Musisz być tym dobrym łącznikiem między klientem, a zespołem. I teraz moje pytanie, co w przypadku, kiedy trafi się taki klient, którego trzeba jeszcze edukować, ponieważ nie jest świadomy tych wewnętrznych struktur, które panują w projekcie.

Marta:

Tak jak wspomniałam wcześniej, obie strony, klient i zespół mają trochę inne cele. Zespół przede wszystkim chce dostarczyć dobry jakościowo produkt, natomiast klientowi poza jakością zazwyczaj zależy jeszcze przede wszystkim na czasie. Uważam, że kluczem w takich sytuacjach jest po prostu wypracowanie bardzo dobrej komunikacji z obiema stronami, informowanie obu stron o wszystkich aspektach projektu, przeszkodach, które się pojawiają, jednoczesne tworzenie planów, które uwzględniają potrzeby i klienta, i zespołu. Czyli dostarczanie funkcjonalności na czas, zapewnienie odpowiednich zasobów do realizowania prac w takim terminie, no i dotrzymanie tego terminu.

Izabela:

Kiedy słyszę o Twoich obowiązkach, to wyobrażam sobie, że jest to praca na bardzo wysokich obrotach. I że na pewno, to jest moje zdanie, ale na pewno nie każdy powinien tę pracę wykonywać. Widzę, że to jest też duża odpowiedzialność, no i też taka umiejętność komunikacji interpersonalnej, ponieważ musisz dogadać się z specjalistami takimi jak programiści, testerzy, tak? Jak również musisz zadbać o ten aspekt biznesowy, między innymi rozmawiając z klientem o postępach prac w projekcie. Zatem jakie są te kompetencje według Ciebie, które powinien posiadać projekt manager?

Marta:

Myślę, że projekt manager przede wszystkim powinien być świetnie zorganizowany i mieć świetną pamięć. Ze względu na to, że zazwyczaj tematów do zaopiekowania i kwestii, o których należy pamiętać jest bardzo wiele w jednym czasie. Tutaj też na pewno zacna będzie cecha taka jak wielozadaniowość i umiejętność szybkiego przełączania się między zadaniami i projektami. Umiejętności negocjacyjne oraz łatwość w komunikowaniu się, nawiązywaniu relacji. Ogólnie cechy miękkie będą nieocenione w kontakcie z klientem, szczególnie kiedy należy rozmawiać na tematy problematyczne, ale również przydadzą się w komunikacji z zespołem. Umiejętność zachowania zimnej krwi i niekiedy pracy pod presją, głównie czasu, także nieoceniona.

Jeżeli chodzi o kompetencje trudno mi powiedzieć, ponieważ tak jak wcześniej wspominałam, osobiście mój kierunek wykształcenia nie jest związany w żaden sposób z tym czym się zajmuję zawodowo. Natomiast na pewno znajomość podstawowych metodyk projektowych i umiejętności zastosowania w praktyce. Najlepiej potwierdzone certyfikatami, choć nie wszędzie certyfikaty są wymagane.

Izabela:

A jak rozwijać się po to, aby być coraz lepszym project managerem?

Marta:

Myślę, że rozwój w tej roli odbywa się przede wszystkim poprzez zdobywanie doświadczenia i wiedzy, która przychodzi wraz z tym doświadczeniem. Wypracowywanie sobie swoich własnych metod czy sposobów na rozwiązywanie problemów. Natomiast myślę, że w tej roli można się rozwijać poprzez doskonalenie swoich umiejętności związanych np. stricte z prowadzeniem projektu, czyli poprzez właśnie jakieś certyfikaty, czy kursy. Osobiście nie posiadam żadnego certyfikatu, natomiast tak, zastanawiam się.

Rozwijanie umiejętności miękkich, tak jak negocjacyjnych, umiejętności prowadzenia spotkań, potechniczne, związane z technologią, z którą chcemy pracować. Taka wiedza zazwyczaj nie jest wymagana, ale myślę, że pożądana w jakiś sposób, kiedy pewne informacje, czy wsparcie techniczne klient może uzyskać już właśnie na poziomie PM-a. Ponadto na pewno nauka języków obcych. Branża IT jest bardzo otwarta na współpracy międzynarodowe, więc przy pracy zdalnej umożliwia pracę na przykład dla firmy z Niemiec wprost ze swojego mieszkania.

Izabela:

Taka praca brzmi bardzo interesująco.

Marta:

O tak, brzmi interesująco.

Izabela:

Marta, a ja jestem bardzo ciekawa tego, jak wygląda Twój standardowy dzień pracy. Bądź może niestandardowy, myślę, że to się zmienia jak w kalejdoskopie i nie wiesz tak naprawdę co przyjdzie Ci każdy dzień, dlatego jakbyś mogła wprowadzić mnie, nas, do swojej codzienności.

Marta:

Dobra, nie jestem pewna czy jakikolwiek dzień można nazwać standardowym, natomiast na pewno ma on swoje stałe elementy. Często, jak nie zazwyczaj, dni są już zaplanowane z góry, natomiast jak to bywa w projektach, na bieżąco pojawiają się nowe zagadnienia, które należy w tym planie na bieżąco uwzględniać. Standardowo dzień zaczynam od sprawdzenia kalendarza, czyli zweryfikowania właśnie elementów, które zostały zaplanowane wcześniej, przejrzenia maili, zweryfikowania statusu zadań i ustalenia priorytetów na ten dzień.

W zależności od tego co się dzieje w zadaniach wpływa to na moje dalsze prace, na przykład konieczność wyjaśnienia pewnych kwestii z klientem, firmą zewnętrzną, zapoznanie się z dokumentacją, analiza nowej funkcjonalności, wszystkie te prace następnie układam w planie dnia lub na przykład tygodnia właśnie w zależności od ich priorytetów. Do stałych elementów dni należą też spotkania scramowe, na przykład daily, które odbywa się codziennie rano. Co jakiś czas odbywają się także spotkania w obrębie zespołów PM-owych, ich przełożonych. Zazwyczaj w ciągu dnia jestem także w kontakcie z klientami, jak i zespołem. Zazwyczaj spotykamy się na wideocallu, bądź kontaktujemy telefonicznie, mailowo, czatujemy na Teamsie z klientami również.

Izabela:

O, z klientami również.

Marta:

Tak, czasami kontaktujemy się z klientami poprzez czat, co bardzo ułatwia naszą komunikację i na przykład pozwala podjąć szybciej kroki w jakiejś istotnej kwestii.

Izabela:

Tak podsumowując, wydaje mi się Marta, że nie możesz narzekać na nudę w pracy?

Marta:

Zdecydowanie nie, zdecydowanie dużo się zawsze dzieje. Tak, jest to dość intensywna rola i każdy dzień w zasadzie jest bardzo intensywny.

Izabela:

Super, to tak właśnie jeszcze sobie pomyślałam. Wracam trochę myślami do tych moich studiów, gdzie dostałam Microsoft Projecta, stworzyłam sobie harmonogram, potem dodałam koszty, zasoby, miałam plan, no i to wszystko wydawało się takie proste. I myślę dzisiaj o tych studentach, którzy tak jak ja kiedyś, dzisiaj zastanawiają się, co będą robić w przyszłości, czy dostaną jakiś fajny projekt. No i co ma zrobić taki biedny student, który tego doświadczenia nie ma? Jak ma się rozwijać, żeby móc w przyszłości pracować przy takich poważnych projektach?

Marta:

W praktyce stworzenie planu projektu nie stanowi zakończenia projektu, tak? Jest dopiero plan i harmonogram, który następnie potem trzeba przestrzegać i starać się dowieźć pracę zgodnie z tymi założeniami wynikającymi z harmonogramu. Myślę, że nie ma innego sposobu jak po prostu zdobycie doświadczenia, jakkolwiek by to nie brzmiało. Gdybym teraz kończyła studia, myślę, że mimo wszystko aplikowałabym na różne oferty. Czasami nawet na te, w których jest wymagane już doświadczenie. Z tego względu, że często firmy poszukują kogoś z doświadczeniem, ale są otwarte na zatrudnianie osób, które są w stanie się jeszcze uczyć i chcą się rozwijać.

Myślę, że dobrym sposobem jest również zaczęcie od trochę mniejszej firmy, gdzie być może ten wymagany próg jest znacznie niższy. Tak jak na przykład w moim przypadku, gdzie właśnie pierwszą pracę dostałam w takiej trochę mniejszej firmie. Ponadto dobrym rozwiązaniem jest próba dostania się na przykład na jakiś staż, ponieważ często po takich stażach albo udaje się zostać w tej firmie, A jeżeli nie, no to zawsze udaje się zdobyć doświadczenie, które jest właśnie tak niezbędne.

Izabela:

Tak sobie od razu myślę o tym, jaką rolę muszą pełnić chęci oraz zaangażowanie, aby nie tylko otrzymać, ale także utrzymać tę pracę.

Marta:

Myślę, że w ogóle w tej roli trzeba się wykazywać zaangażowaniem, ponieważ większość elementów w projekcie, które się wydarzą, bądź nie wydarzą, zależy właśnie od PM-a, tak? I tego jak te prace zostaną przez niego poukładane. Więc jak najbardziej. Tak jak ciągle mówię i nawet wspominałam wcześniej tutaj w poprzednich pytaniach. Pozytywne nastawienie to podstawa.

Izabela:

Także jeśli jesteście zainteresowani pracą projekt managera to przede wszystkim pamiętajcie, że liczą się chęci oraz zaangażowanie, jak również wkład w pracę własną, dzięki temu będziecie mogli osiągnąć naprawdę wiele.

Marta, ja Ci bardzo dziękuję za podzielenie się swoją wiedzą i doświadczeniem. My natomiast usłyszymy się w następnym podcaście. Do zobaczenia!

Marta:

Dzięki, do zobaczenia!