Od pomysłu do sklepu… wdrożenie e-commerce z perspektywy Project Managera 

Nie od razu sklep zbudowano…

Praca w projekcie e-commerce ma przebieg długofalowy. Wiele czynników składa się na sukces wdrożenia, a jednym z nich, o ile nie najważniejszym jest budowanie dobrej komunikacji z klientem. W poniższym artykule, przedstawiam jak proces projektowy wygląda od środka, na co zwracam w nim szczególną uwagę, jak również zaznaczam co jest kluczem do osiągnięcia efektywnej współpracy.

Zapraszam do przeczytania o projekcie e-commerce widzianym okiem Project Managerki.

Zaczyna się od wielkiego pomysłu

Zawsze niecierpliwie czekam na pierwsze spotkanie z klientem.

Skąd wiem jak się do niego przygotować? Zwykle na początku otrzymuję opis wymagań, który sporządził nasz dział sprzedaży. Mimo, że znam wstępne oczekiwania klienta, nic nie zastąpi rozmowy z nim osobiście. W końcu to właśnie on jest pomysłodawcą swojego sklepu marzeń….

Dlaczego marzeń? Bo właśnie od nich zaczynamy spotkanie. Dajemy przestrzeń do tego, aby pomysłodawca sam mógł podzielić się swoją percepcją idealnego rozwiązania e-commerce.

Nasz zleceniodawca ma w głowie kluczowy dla niego aspekt lub problem, który doskwiera mu w obecnym e-sklepie. Z jego opisu staram się wyciągnąć jak najwięcej informacji, które pomogą nam planować kolejne etapy projektu. Na ich podstawie jesteśmy w stanie m.in. wybrać odpowiednie narzędzia i funkcjonalności, które wdrożymy na nowej platformie.

Koniec pierwszych rozmów otwiera etap przygotowania oferty. Klient znajdzie w niej zarówno pomysły i rozwiązania jego palących problemów, jak również wszystkie funkcjonalności przyszłego e-commerce. Jako Project Manager muszę zadbać o dodanie nawet najbardziej standardowych funkcji, które być może nie stanowią przełomowego odkrycia, ale są niezbędne dla poprawnego działania e-sklepu. W ten sposób w ofercie znajdują się także funkcjonalności takie jak: stopka, header, przepięcia domen, testy przedwrożeniowe, dodanie produktów, migracja bazy, wdrożenie zaleceń związanych z dyrektywą omnibus i kilka innych, które zwykle nie należą do „emocjonującej” części rozmowy z klientem.

Wycena, jak ją czytać?

Wycena projektu najczęściej sprowadza się do excelowego pliku. Tu nie ma miejsca na ogóły. Od początku dbam o to, aby dokument był dopracowany w każdym calu. Wycena jest podzielona na tematyczne segmenty i zawiera szczegółowy podział prac.

Czy wycena niewielkiego sklepu składająca się ze 100 wycenionych pozycji to nie przesada? Moim zdaniem – nie. Z doświadczenia wiem, że często pierwotna wersja „wymarzonego portalu” bywa za droga na start. Dlatego też wielokrotnie rozmawiam z klientem, podnosząc jego świadomość w zakresie oczekiwań i możliwości finansowych. Finalnie, zwykle schodzimy z oferty do MVP (Minimal Valuable Product) i resztę zadań odkładamy do czasu, gdy sklep podniesie swój zysk. Myślę, że przy tak szybko zmieniającym się rynku, wspomniana przeze mnie metoda jest najlepsza na start. Najpierw skupiamy się na sklepie mieszczącym się we wstępnym budżecie zleceniodawcy, a następnie stopniowo go ulepszamy.

Jednak zastosowanie MVP jest korzystne nie tylko ze względów finansowych. Pozwala bowiem budować e-sklep na bazie bieżącego feedbacku. W miarę postępu stawiania platformy, dowiadujemy się o nowych potrzebach klienta. Dzięki temu funkcjonalności implikowane są stopniowo z uwzględnieniem zmian, które nie dotyczyły pierwotnie przyjętego planu wdrożenia.

Właśnie dlatego wycena, która zawiera szczegółowy podział kosztów, jest tak wartościowa. Dzięki takiemu jej przygotowaniu, klient sam może zaznaczyć, które z funkcjonalności robimy od razu, a które zostaną zrealizowane w dłuższej perspektywie czasowej.

Odbiory i makiety

Przed rozpoczęciem projektu, obie strony powinny dokładnie zdefiniować wykonanie wszystkich funkcjonalności przyszłego e-commerce. Kluczową kwestią jest ustalenie formy odbioru projektu.

Jak to wygląda w praktyce?

W Media4U jeżeli projekt jest niewielki i jego realizacja zajmuje maksymalnie dwa miesiące, zleceniodawca odbiera go od razu. Jeśli trwa dłużej, dzielimy odbiór na etapy.

Taka metoda pozwala nam regularnie sprawdzać, czy zespół wykonawczy poprawnie rozumie wymagania przed nim stawiane.

Można wyobrazić sobie sytuację, w której w odcięciu od jakiejkolwiek opinii zwrotnej zespół wykonuje swoją pracę, po czym na koniec okazuje się, że klient zupełnie inaczej wyobrażał sobie efekt końcowy. Aby temu zapobiec, w Media4U preferujemy zwinne podejście (z ang. Agile), w którym klient cyklicznie odbiera kolejne części swojego e-commerce. Przy każdym odbiorze sprawdzamy jego funkcjonalność, przyjmujemy uwagi, pytania i sugestie. Możemy także zmienić koncepcję, o ile znacząco nie odbiega od pierwotnie przyjętych założeń. Wyznajemy prostą zasadę: jeśli mamy bieżący kontakt, jesteśmy w stanie dokonać pewnych zmian i przeorganizować zadania w projekcie. Na końcu przecież chodzi o zadowolenie klienta i jego satysfakcję ze współpracy z nami.

Warto podkreślić, że Project Manager to nie jedyna osoba zaangażowana w komunikację zewnętrzną. Często na spotkania z klientem przychodzą developerzy. Osobiście bardzo cenię sobie możliwość spotkania się dwóch światów: snującego wizję pomysłodawcy projektu z technicznym spojrzeniem programistów. Developerzy są w stanie zweryfikować rzeczywistość, dodając swoje cenne uwagi. Dzięki specjalistycznej wiedzy, w ciągu kilku chwil potrafią zaproponować proste i intuicyjne rozwiązania.

Nieodzowną osobą na spotkaniach przed- i podczas trwania projektu jest też grafik, który po wysłuchaniu potrzeb klienta tworzy makiety portalu. Nie da się ukryć, dla lwiej części społeczeństwa to właśnie wygląd strony ma decydujące znaczenie. Użytkownik zwraca uwagę na wizualną kreację i w dużej mierze na jej podstawie decyduje się na zakup. Nie można także zapomnieć o zadbaniu o doświadczenia zakupowe użytkownika, które po naszej stronie zapewnia dział UX.

Dzięki wizualizacji projektu platformy przed jej wdrożeniem, jesteśmy w stanie łatwo przedstawić nasz plan, bez zapisywania nawet jednej linijki kodu. Na tym etapie możemy porozmawiać o układzie na stronie, kolorach, wielkościach przycisków, czy umiejscowieniu elementów, nie angażując do tego front-end developerów. Makiety są bazą i gwarantem tego, że prezentujemy spójną wizję z klientem.

Testowanie i szkolenia

Przed oddaniem e-sklepu w ręce klienta, przeprowadzamy jego testy. W Media4U dbamy o to, aby platforma przeszła szczegółową weryfikację. Po każdej wykonanej funkcjonalności tester sprawdza czy zgadza się ona z przyjętymi założeniami. Dzięki takiemu podejściu jesteśmy w stanie wykryć niedociągnięcia i zastosować potrzebne zmiany.

Zarówno na koniec każdego etapu, jak i na podsumowanie całego projektu, nasi testerzy po raz kolejny weryfikują wyniki pracy z wytycznymi. Sprawdzają szereg scenariuszy opisujących ścieżki użytkownika na gotowym sklepie. Dla klienta oznacza to gwarancję dostarczenia solidnego rozwiązania, zgodnego z oczekiwaniami.

Ostatnim elementem jest szkolenie z obsługi panelu administracyjnego. Na pierwszy rzut oka mogą się one wydawać niepotrzebne. Klient może wpaść w błędne przekonanie, że odtąd e-sklep będzie dla siebie samowystarczalny w obsłudze użytkownika. Jednak w rzeczywistości, bez wsparcia człowieka, e-commerce nie jest tak obsługowy jak mogłoby się wydawać. Po wdrożeniu platformy dochodzi wiele kwestii, o które należy zadbać. Przykładami są zabezpieczania, zmiany na sklepie w częściach stałych, dodawanie i usuwanie nowych produktów czy zmiany w bazie klientów w sytuacjach niespodziewanych.

Klient powinien mieć świadomość procesów powdrożeniowych. Stąd ważna jest edukacja, która pozwoli nauczyć go korzystać z serwisu. Taka nauka jest kluczowa, gdyż pozwala mu efektywnie zarządzać swoim biznesem, kształtując samodzielnie rozwój platformy, poprzez dostosowywanie jej do zmieniających się trendów oraz wprowadzanie do niej nowych pomysłów. W razie problemów klient pozostaje ze mną w stałym kontakcie.

Zobacz nasze wdrożenia na Shopware i dedykowanym narzędziu Cartalo 

Sklep działa, czyli koniec?

Podsumowując, muszę obalić mit idealnego e-commerce, który jest samowystarczalny i nie potrzebuje uwagi po wdrożeniu. Zwykle spotykam się z takim podejściem na początku projektu, który na szczęście zmienia się przy jego końcu.

Klient musi wiedzieć, że na prowadzanie e-sklepu składa się wiele zmian i związane z nimi inwestycje. Za tym podejściem stoi dynamiczny rynek, którego wzrost dyktuje postęp technologiczny. Branża e-commerce codziennie obserwuje nowe rozwiązania, które w niedalekiej przyszłości staną się gwarantem utrzymania przewagi konkurencyjnej. Zatem dziś modernizacja platformy powinna być nieodłączną częścią stałego procesu jakim jest rozwój e-sklepu.

Z perspektywy Project Managera najważniejsze jest, aby efekt finalny projektu oznaczał wydajny e-commerce, który spełni oczekiwania użytkowników, przyniesie wyczekiwane zyski i co za tym idzie zadowolenie klienta. Takich wyników życzę każdemu.

Więcej o pracy Project Managera posłuchasz w naszym podcaście.