Analiza przedwdrożeniowa – jak ją dobrze przeprowadzić, by stworzyć e-commerce, który będzie generował zyski?  

Dynamiczny rozwój rynku e-commerce spowodował zmiany w podejściu do sprzedaży, przenosząc ją w większym stopniu do Internetu. Funkcjonalny layout, czy łatwa ścieżka zakupowa to dziś priorytet w pozyskiwaniu klienta. Część biznesów już wybrało platformę sprzedaży i działa w sieci, część dopiero decyduje się na ten krok, inni przymierzają się do zmiany platformy. Wszyscy stoją przed tym samym wyzwaniem – wdrożeniem nowego systemu informatycznego.

Jest to złożony proces, który wymaga podjęcia wielu często niełatwych decyzji i odpowiedzi na wiele pytań, w tym najważniejszego – „Jak przygotować się do zbudowania platformy e-commerce?”. Najlepiej odpowie na nie przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej.

Z artykułu dowiesz się:

• Co to jest analiza przedwdrożeniowa?
• Dlaczego nie należy jej pomijać?
• Ile trwa proces jej przeprowadzenia?
• Co wchodzi w skład analizy przedwdrożeniowej?

Czym jest analiza przedwdrożeniowa i dlaczego jest tak ważna?

Ze zmianą oprogramowania e-commerce jest trochę jak z zakupem mieszkania. Najpierw zastanawiasz się nad wyborem lokalizacji, metrażem, szacujesz koszty wykończenia lub remontu, a także zakup wyposażenia i sprzętów, weryfikujesz stan techniczny oraz prawny. W końcu zabierasz się do aranżacji i albo planujesz ją sam, albo zatrudniasz architekta. Bez względu na to, którą opcję wybierzesz, powstaje plan do realizacji, który pora wdrażać w życie! Wszystko po to, aby móc cieszyć się z udanego zakupu przez długie lata.

Trywialny przykład? Być może, jednak w pewnym stopniu odnosi się także do branży e-commerce. W końcu dobry plan wdrożenia to podstawa. W jego stworzeniu pomoże właśnie analiza przedwdrożeniowa, czyli proces, którego celem jest przełożenie założeń biznesowych na możliwości wybranego oprogramowania. Wynikiem analizy przedwdrożeniowej jest plan z opisem wszystkich prac, które należy wykonać, by wdrożenie zakończyło się sukcesem. Pominięcie etapu analizy przedwdrożeniowej może rodzić konsekwencje w postaci narażenia na dodatkowe koszty, których można było uniknąć.

Analiza przedwdrożeniowa to czas wysłuchania historii klienta. Na tym etapie określa się wymagania względem projektu.

Jej głównym celem jest powstanie oferty, dopasowanej do oczekiwań, na podstawie której szacuje się koszty wdrożenia.

Dużą rolę w kosztach odgrywa wybór platformy, na której stawiany będzie sklep internetowy. Inaczej wygląda to w przypadku rozwiązań dedykowanych, nieco inaczej w open source. Szczególną uwagę poświęca się dedykowanym rozwiązaniom, ponieważ autorska platforma składa się z funkcjonalności dopasowanych indywidualnym potrzebom klienta, co na ogół wiąże się też z wyższymi kosztami wdrożenia. Jest to odpowiednie dla sklepów, które ciągle chcą się rozwijać nie tylko w Polsce, ale też za granicą, planują zainwestować w rozwiązanie na lata oraz chcą na dłużej związać swoją przyszłość biznesową z partnerem, który na bieżąco będzie reagował na ich potrzeby oraz zapewni bezpieczny i skalowalny rozwój.

Czy analiza przedwdrożeniowa jest zawsze potrzebna?

Pewnie nie zdziwi Cię nasza odpowiedź: to zależy 😉 W systemach typu Open-Source na ogół instalowane są gotowe rozszerzenia i Klient decyduje się na konkretne funkcjonalności. Z sukcesem realizujemy tego typu wdrożenia w oparciu o Shopware. Z naszych doświadczeń wynika, iż w tym przypadku sama konkretyzacja wymagań wystarczy do rozpoczęcia projektu, co też skraca czas jego trwania.

Szczegółowej analizie poddajemy natomiast dedykowane rozwiązania, które wdrażamy na naszej autorskiej platformie Cartalo.

“Analiza zajmuje zwykle od 4 do 8 spotkań z klientem w zależności od wielkości projektu. W praktyce zajmuje 1-2 miesiące. Spotkania odbywają się na ogół raz w tygodniu. Do każdego spotkania przygotowują się dwie strony. Harmonogram przygotowujemy w oparciu o potrzeby i oczekiwania klienta” – mówi Damian Sinior, Dyrektor Sprzedaży na rynku polskim.

Poniżej dzielimy się tym, jak wyglądają poszczególne etapy, których klient może spodziewać się, decydując się na współpracę z nami w oparciu o dedykowane rozwiązanie.

Brief – poznajemy wstępne oczekiwania względem projektu

Brief to podstawowy dokument, który określa wymagania klienta względem projektu.

Na podstawie brief’u przygotowujemy plan przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej. Na tym etapie poznajemy oczekiwania, które są dla nas wstępem do podjęcia dalszych działań. W briefie zadajemy kilka lub kilkanaście podstawowych pytań, które pozwolą nam dobrze przygotować się do spotkania.

Analiza przedwdrożeniowa – sesje spotkań z klientem  

Liczba przeprowadzanych sesji z klientem zależy przede wszystkim od złożoności projektu. Każde spotkanie zakłada 4-godzinną analizę poszczególnych elementów wdrożenia. W sesjach biorą udział nasi specjaliści oraz interesariusze występujący po stronie Klienta. Zazwyczaj są to osoby operacyjne, odpowiedzialne za procesy e-commerce.  

W analizie przedwdrożeniowej po naszej stronie biorą udział: 

• Project Manager, który kontroluje przebieg sesji  
• Analitycy biznesowi 
• Doświadczeni developerzy  
• Specjaliści UX 
• Graficy 
• Przedstawiciel sprzedaży  

Pierwsza część sesji to czas poświęcony technicznym wymaganiom stawianej platformy. Dzięki nim możemy określić punkty wymagające doprecyzowania na kolejnych spotkaniach.  

Zdarza się, że pracę rozpoczynamy od gotowej specyfikacji wymagań klienta. W praktyce wiemy, że spotkania otwierające analizę to dopiero wstęp do dalszego doprecyzowania poszczególnych zagadnień. Główną uwagę poświęcamy tym sesjom spotkań, na których bliżej poznajemy wewnętrzne procesy oraz badamy obszar działalności klienta.  

W ciągu następnych spotkań określamy architekturę systemów informatycznych oraz zależności między nimi. Określamy także sposób wymiany danych pomiędzy systemami a platformą e-commerce. Rozmawiamy z klientem o integracjach z systemami zewnętrznymi oraz badamy ich wpływ na procesy zachodzące w platformie.  

Integracje jakie przeprowadzamy dotyczą m.in. płatności, dostawy, obsługi klienta, realizacji zamówień oraz obsługi posprzedażowej (zwroty i reklamacje), czy działań marketingowych. Do tej pory, platformy integrowaliśmy m.in. z systemami: 

• Przelewy24 
• Blue Media 
• PayPo 
• DPD 
• InPost  
• Baselinker 
• SALESmanago 
• Edrone 
• TrustMate 
• GTM, GA 
• CDN 
• Verto 

Założenia dotyczące warstwy back-endowej otwierają analizę dla grafiki i frontu platformy.  

Elementy które omawiamy podczas kolejnych sesji spotkań składają się przede wszystkim na UI oraz UX serwisu. Pod uwagę brane są odpowiedzi dotyczące doświadczeń użytkowników. Na tym etapie pojawiają się pytania: 

• Kim są użytkownicy?  
• Czy prowadzony jest profile person? 
• Czego potrzebują sami użytkownicy? 
• Jakie są główne podróże użytkownika, które powinniśmy sprawdzić? 

Odpowiedzi na te pytania pomagają nam ocenić, a następnie spersonalizować wygląd platformy pod grupę docelową klienta. 

Na spotkaniach omawiany jest wygląd: 

• strony głównej serwisu 
• strony kategorii z uwzględnieniem widoku kafelkowego i listowego 
• strony wyniku wyszukiwania 
• strony karty produktu 
• koszyka i ścieżki zakupowej 
• widoku rejestracji, konta klienta 

Na podstawie zebranych założeń przygotowujemy dla klienta wykaz widoków do zaprojektowania w ramach wdrożenia platformy.  

Koniec etapu rozmów z klientem wyznacza nam kolejne spotkania, na których omawiamy integracje oraz wymodelowane przez nas procesy, w tym: 

• zarządzanie kontrahentami 
• przepływ zamówień 
• dodawanie produktu (w tym: informacje o produkcie, kategorie, zdjęcia) 
• polityka cenowa oraz rabatowa 
• realizacja zwrotu lub reklamacji 
• procesy związane z Klientem (w tym: rejestracja, wymiana danych z ERP) 

Sesje spotkań kończy specyfikacja oraz prezentacja produktu. Na ich podstawie, ustalamy możliwy termin startu i zakończenia projektu. Klient otrzymuje od nas dokument z wyceną wdrożenia projektu.   

Wycena wdrożenia – jakie koszty uwzględnia?  

Pełna cena wdrożenia jest efektem przeprowadzonej przez nas analizy przedwdrożeniowej. 

Koszt uwzględnia działania UX, projekt graficzny, prace front-end, prace back-end, testy, zarządzanie projektem, przeprowadzenie szkolenia z obsługi narzędzia, a także migrację danych i uruchomienie serwisu. Dla integracji z systemami zewnętrznymi stosujemy rozliczenia Time&Material. Dla pozostałych prac stosujemy podejście FixedPrice. 

Jeśli klient zgadza się z założeniami projektu, przechodzimy do wdrożenia. Proces zostaje przekazany do Działu Obsługi Klienta, gdzie dedykowany Project Manager rozpoczyna pracę nad wdrożeniem.  

Dlaczego warto przeprowadzić analizę przedwdrożeniową? 

Analiza przedwdrożeniowa pozytywnie wpływa na późniejszy przebieg prac projektowych. 

To etap, w którym klient określa priorytety i elementy realizowane w kolejnych fazach współpracy.  

Analiza przedwdrożeniowa przypomina strategię win-win. Klient widzi, że ma realny wpływ na projekt, zaś my posiadamy głęboką wiedzę na temat wymagań technicznych stawianej platformy.  

Komplet rzeczowych informacji pozwala na przygotowanie optymalnej oferty oraz realistycznego harmonogramu, co umożliwia opublikowanie serwisu w uzgodnionym terminie. Profesjonalne podejście i współpraca z klientem pozwalają nam uniknąć nieporozumień na każdym etapie projektu w przyszłości. Przy wdrażaniu dedykowanych platform e-commerce analiza przedwdrożeniowa jest podstawowym elementem przed rozpoczęciem każdego projektu. 

Zagrożenia, które mogą powstać przez brak analizy w projekcie e-commerce 

Tego typu zagrożenia mogą wystąpić, ale nie muszą. Brak analizy przedwdrożeniowej nie eliminuje ryzyka, a tym bardziej negatywnych skutków, które powstaną w wyniku przeprowadzenia nieprawidłowego wdrożenia. Natomiast niedoprecyzowanie potrzeb klienta na wczesnym etapie może skutkować niedopasowanymi rozwiązaniami w zakresie użyteczności. Klient powinien mieć czas na wybór rozwiązania, które uzna za optymalne. Z kolei niedoprecyzowany zakres projektu wydłuży ogólny czas pracy i będzie mógł wygenerować nieplanowane koszty. Istnieje także duże ryzyko pominięcia ważnych osób przy realizacji projektu.  

Brak analizy przedwdrożeniowej bezpośrednio wpływa na pracę specjalistów zaangażowanych w projekt.  

„Analiza przedwdrożeniowa ma na celu określenie dokładnego zakresu prac wdrożeniowych, priorytetów oraz założeń biznesowych Klienta. Bardzo dokładne ustalenie zakresu prac jest niezwykle ważne, ponieważ na podstawie tych ustaleń wyceniane są prace, które będą realizowane podczas wdrożenia – powstaje oferta dla Klienta, oraz cały plan wdrożenia oparty o harmonogram, który stanowi z kolei załącznik do umowy wiążącej obie strony.  

Aby osiągnąć cele Klienta, musimy poznać założenia biznesowe, które dadzą szerszy obraz wymagań i pomogą nam zadecydować o wyborze odpowiednich rozwiązań oraz ich zaplanowaniu. Ustalenie priorytetów – Klient powinien określić co według niego w projekcie może, powinno, czy musi się znaleźć. Dzięki temu jesteśmy w stanie zlokalizować zagrożenia jeszcze przed rozpoczęciem prac. 

Analiza umożliwia nam stworzenie planu wdrożenia, który możemy kontrolować, daje jasność ustaleń, zakresu prac i czasu realizacji obu stronom – dzięki temu my wiemy, co mamy realizować, a Klient wie co dostanie i ile zapłaci; pozwala nam wykluczyć wszelkie zagrożenia jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia. – mówi Marta Sukiennik, Project Manager.