Dynamiczny rozwój rynku e-commerce spowodował zmiany w podejściu do sprzedaży, przenosząc ją w większym stopniu do Internetu. Wszyscy stoją przed tym samym wyzwaniem – wdrożeniem nowego systemu informatycznego. Jest to złożony proces, który wymaga podjęcia wielu często niełatwych decyzji i odpowiedzi na wiele pytań, w tym najważniejszego – „Jak przygotować się do zbudowania platformy e-commerce?”. Najlepiej odpowie na nie analiza przedwdrożeniowa.
Z artykułu dowiesz się:
- Co to jest analiza przedwdrożeniowa?
- Z czego wynika potrzeba analizy przedwdrożeniowej?
- Ile trwa powstawanie analizy przedwdrożeniowej?
- Co wchodzi w skład analizy przedwdrożeniowej?
Jaki jest cel analizy przedwdrożeniowej i dlaczego jest tak ważna?
Ze zmianą oprogramowania e-commerce jest trochę jak z zakupem mieszkania. Najpierw zastanawiasz się nad wyborem lokalizacji, metrażem, szacujesz koszty wykończenia lub remontu, a także zakup wyposażenia i sprzętów, weryfikujesz stan techniczny oraz prawny. W końcu zabierasz się do aranżacji i albo planujesz ją sam, albo zatrudniasz architekta. Bez względu na to, którą opcję wybierzesz, powstaje plan do realizacji, który pora wdrażać w życie! Wszystko po to, aby móc cieszyć się z udanego zakupu przez długie lata.
Trywialny przykład? Być może, jednak w pewnym stopniu odnosi się także do branży e-commerce. W końcu dobry plan wdrożenia to podstawa. Wpływ analizy przedwdrożeniowej na stworzenie właściwego planu jest kluczowy. Celem analizy jest przełożenie założeń biznesowych na możliwości wybranego oprogramowania. Wynikiem analizy przedwdrożeniowej jest plan z opisem wszystkich prac, które należy wykonać, by wdrożenie zakończyło się sukcesem. Pominięcie etapu analizy przedwdrożeniowej może rodzić konsekwencje w postaci narażenia na dodatkowe koszty, których można było uniknąć.
Analiza przedwdrożeniowa to czas wysłuchania historii klienta. Na tym etapie określa się wymagania względem projektu, w tym wymagania funkcjonalne.
Analiza przedwdrożeniowa pozwala również na stworzenie oferty, dopasowanej do oczekiwań, na podstawie której szacuje się koszty wdrożenia.
Koszt analizy przedwdrożeniowej zależny jest od wyboru platformy, na której stawiany będzie sklep internetowy. Inaczej wygląda to w przypadku rozwiązań dedykowanych, nieco inaczej w Open-Source.
Czy analiza przedwdrożeniowa jest zawsze potrzebna?
Pewnie nie zdziwi Cię nasza odpowiedź: to zależy. W systemach typu Open-Source na ogół instalowane są gotowe rozszerzenia i klient decyduje się na konkretne funkcjonalności. Z sukcesem realizujemy tego typu wdrożenia w oparciu o Shopware (Media4U certyfikowanym partnerem Shopware).
Z naszych doświadczeń wynika, iż w tym przypadku sama konkretyzacja wymagań wystarczy do rozpoczęcia projektu, co też skraca czas jego trwania.
Szczegółowej analizie poddajemy natomiast dedykowane rozwiązania, które wdrażamy na naszej autorskiej platformie Cartalo (Platformy B2B i B2C oparte o Cartalo).
“Analiza zajmuje zwykle od 4 do 8 spotkań z klientem w zależności od wielkości projektu. W praktyce zajmuje 1-2 miesiące. Spotkania odbywają się na ogół raz w tygodniu. Do każdego spotkania przygotowują się dwie strony. Harmonogram przygotowujemy w oparciu o potrzeby i oczekiwania klienta” – mówi Damian Sinior, Dyrektor Sprzedaży na rynku polskim.
Chcesz wiedzieć, jak wygląda analiza przedwdrożeniowa krok po kroku?
Poniżej dzielimy się tym, jak wygląda proces analizy przedwdrożeniowej i wyszczególnimy etapy analizy przedwdrożeniowej, których klient może spodziewać się przy współpracy z Media4U.
Brief – poznajemy wstępne oczekiwania względem projektu
Brief to podstawowy dokument analizy przedwdrożeniowej, który określa wymagania klienta względem projektu.
Na podstawie brief’u przygotowujemy plan przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej. Na tym etapie zadajemy pytania dotyczące analizy przedwdrożeniowej chcąc poznać oczekiwania, które są dla nas wstępem do podjęcia dalszych działań.
Sesje spotkań z klientem – najlepsze rozwiązanie analizy przedwdrożeniowej
Liczba przeprowadzanych sesji z klientem zależy przede wszystkim od złożoności projektu. W sesjach biorą udział nasi specjaliści oraz interesariusze występujący po stronie klienta. Zazwyczaj są to osoby operacyjne, odpowiedzialne za procesy e-commerce.
W analizie przedwdrożeniowej masz do dyspozycji specjalistów Media4U, takich jak:
- Project Manager, który kontroluje przebieg sesji
- Analitycy biznesowi
- Doświadczeni developerzy
- Specjaliści UX
- Graficy
- Przedstawiciel sprzedaży
Pierwsza część sesji to czas poświęcony technicznym wymaganiom stawianej platformy. Dzięki nim możemy określić punkty wymagające doprecyzowania na kolejnych spotkaniach.
Zdarza się, że pracę rozpoczynamy od gotowej specyfikacji wymagań klienta. W praktyce wiemy, że spotkania otwierające analizę to dopiero wstęp do dalszego doprecyzowania poszczególnych zagadnień. Główną uwagę poświęcamy tym sesjom spotkań, na których bliżej poznajemy wewnętrzne procesy oraz badamy obszar działalności klienta.
W ciągu następnych spotkań określamy architekturę systemów informatycznych oraz zależności między nimi. Ustalamy sposób wymiany danych pomiędzy systemami a platformą e-commerce. Rozmawiamy z klientem o integracjach z systemami zewnętrznymi oraz badamy ich wpływ na procesy zachodzące w platformie.
Elementy które omawiamy podczas kolejnych sesji spotkań składają się przede wszystkim na UI oraz UX serwisu. Pod uwagę brane są odpowiedzi dotyczące doświadczeń użytkowników.
Przeczytaj również: Błędy UX, które kosztują utratę klienta
Na podstawie zebranych założeń przygotowujemy dla klienta wykaz widoków do zaprojektowania w ramach wdrożenia platformy.
Efekty analizy przedwdrożeniowej
Koniec etapu rozmów z klientem wyznacza nam kolejne spotkania, na których omawiamy integracje oraz wymodelowane przez nas procesy, w tym:
- zarządzanie kontrahentami
- przepływ zamówień
- dodawanie produktu (w tym: informacje o produkcie, kategorie, zdjęcia)
- polityka cenowa oraz rabatowa
- realizacja zwrotu lub reklamacji
- procesy związane z klientem (w tym: rejestracja, wymiana danych z ERP)
Sesje spotkań kończy specyfikacja oraz prezentacja produktu. Na ich podstawie, ustalamy możliwy termin startu i zakończenia projektu. Gotowa jest również pełna dokumentacja przedwdrożeniowa wraz z wyceną wdrożenia projektu.
Wycena wdrożenia – jakie koszty uwzględnia?
Koszt uwzględnia działania UX, projekt graficzny, prace front-end, prace back-end, testy, zarządzanie projektem, przeprowadzenie szkolenia z obsługi narzędzia, a także migrację danych i uruchomienie serwisu. Dla integracji z systemami zewnętrznymi stosujemy rozliczenia Time&Material. Dla pozostałych prac stosujemy podejście FixedPrice.
Jeśli klient zgadza się z założeniami projektu, przechodzimy do wdrożenia. Proces zostaje przekazany do Działu Obsługi Klienta, gdzie dedykowany Project Manager rozpoczyna pracę nad projektem.
Dlaczego warto wykonać analizę przedwdrożeniową? Jakie są korzyści z analizy przedwdrożeniowej?
Analiza we wdrażaniu sklepu internetowego pozwala określić priorytety i elementy realizowane w kolejnych fazach współpracy.
Zastosowanie analizy przedwdrożeniowej przypomina strategię win-win. Klient widzi, że ma realny wpływ na projekt, zaś my posiadamy kompleksową wiedzę na temat wymagań technicznych tworzonej platformy.
Komplet rzeczowych informacji i zdefiniowanie celów projektu już na wczesnym etapie pozwala na przygotowanie optymalnej oferty oraz realistycznego harmonogramu. Umożliwia to opublikowanie serwisu w uzgodnionym terminie.
Zagrożenia, które mogą powstać przez brak analizy w projekcie e-commerce
Realizacja projektu bez analizy przedwdrożeniowej może skutkować niedopasowanymi rozwiązaniami w zakresie użyteczności. Klient powinien mieć czas na wybór rozwiązania, które uzna za optymalne. Z kolei niedoprecyzowany zakres projektu wydłuży ogólny czas pracy i będzie mógł wygenerować nieplanowane koszty. Istnieje także duże ryzyko pominięcia ważnych osób przy realizacji projektu.
„Analiza przedwdrożeniowa ma na celu określenie dokładnego zakresu prac wdrożeniowych, priorytetów oraz założeń biznesowych Klienta. Bardzo dokładne ustalenie zakresu prac jest niezwykle ważne, ponieważ na podstawie tych ustaleń wyceniane są prace, które będą realizowane podczas wdrożenia – powstaje oferta dla Klienta, oraz cały plan wdrożenia oparty o harmonogram, który stanowi z kolei załącznik do umowy wiążącej obie strony.
Aby osiągnąć cele Klienta, musimy poznać założenia biznesowe, które dadzą szerszy obraz wymagań i pomogą nam zadecydować o wyborze odpowiednich rozwiązań oraz ich zaplanowaniu. Ustalenie priorytetów – Klient powinien określić co według niego w projekcie może, powinno, czy musi się znaleźć. Dzięki temu jesteśmy w stanie zlokalizować zagrożenia jeszcze przed rozpoczęciem prac.
Analiza umożliwia nam stworzenie planu wdrożenia, który możemy kontrolować, daje jasność ustaleń, zakresu prac i czasu realizacji obu stronom – dzięki temu my wiemy, co mamy realizować, a Klient wie co dostanie i ile zapłaci; pozwala nam wykluczyć wszelkie zagrożenia jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia. – mówi Marta Sukiennik, Project Manager.
Izabela Borkowska
Junior Marketing Specialist
